Política de Privacidad
Qué datos recopilamos, para qué fines y cuáles son los derechos de los usuarios.
1. Introducción
One2Rent respeta la privacidad de sus usuarios y se compromete a proteger sus datos personales, garantizando el cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo — Reglamento General de Protección de Datos, en adelante “RGPD” —, así como del resto de la legislación nacional aplicable.
One2Rent constituye una plataforma tecnológica destinada a apoyar la gestión del arrendamiento y la administración de activos inmobiliarios.
La plataforma pone a disposición herramientas de organización, gestión documental, comunicación entre las partes y apoyo a la administración de los activos y de las respectivas relaciones contractuales, sin sustituir el asesoramiento jurídico, fiscal, contable, financiero o técnico especializado.
La presente Política de Privacidad explica qué datos personales podrán ser tratados, cómo se utilizan, durante cuánto tiempo se conservan y cuáles son los derechos de los respectivos titulares.
Al crear una cuenta o utilizar la plataforma One2Rent, el usuario confirma que ha tomado conocimiento de la presente Política de Privacidad.
Siempre que el tratamiento de datos dependa del consentimiento, este será solicitado de forma específica, libre, informada e inequívoca, conforme a la legislación aplicable.
2. Responsable del tratamiento de los datos
Mientras la actividad se desarrolle en nombre individual, el responsable del tratamiento de los datos relativos a la gestión de las cuentas, al funcionamiento y a la seguridad de la plataforma es:
Emanuel Sousa
Portugal
Correo electrónico: geral@one2rent.pt
En caso de que la explotación de la plataforma pase a ser realizada por una sociedad mercantil u otra entidad, esta información se actualizará en consecuencia.
En relación con los datos personales de terceros introducidos por los usuarios a efectos de gestión del arrendamiento, One2Rent podrá actuar como proveedora de la infraestructura tecnológica necesaria para su tratamiento, en los términos descritos en la presente Política.
3. Ámbito
La presente Política se aplica a la utilización:
- de la plataforma web One2Rent;
- de la aplicación móvil o versión móvil de One2Rent;
- de la landing page institucional;
- de los formularios de contacto;
- de las funcionalidades y servicios disponibles a través de la plataforma.
4. Datos personales tratados
One2Rent solo recopila y trata los datos personales adecuados, pertinentes y necesarios para la prestación de los servicios ofrecidos.
Las categorías de datos podrán evolucionar a medida que se introduzcan nuevas funcionalidades, comprometiéndose One2Rent a respetar los principios de necesidad y minimización de los datos.
4.1. Datos de la cuenta
Podrán ser tratados:
- nombre completo;
- dirección de correo electrónico;
- contraseña, protegida mediante los mecanismos de autenticación aplicables y nunca facilitada en texto simple;
- fotografía de perfil, cuando se facilite;
- tipo de usuario, en concreto Arrendador, Arrendatario o Administrador;
- preferencias y configuraciones de la cuenta.
4.2. Datos de contacto
Podrán ser tratados:
- número de teléfono o móvil;
- teléfono alternativo;
- dirección;
- código postal;
- localidad;
- país.
4.3. Datos relativos a los inmuebles
Dependiendo del uso de la plataforma, podrán almacenarse datos como:
- dirección del inmueble;
- tipo y características del inmueble;
- fracciones, divisiones, habitaciones y zonas comunes;
- fotografías;
- inventario;
- equipamientos;
- lecturas de consumos;
- documentación asociada al inmueble.
4.4. Datos relativos a las partes del contrato
La plataforma podrá almacenar información relativa a las personas asociadas a un contrato de arrendamiento, incluyendo:
Datos de identificación:
- nombre completo;
- fecha de nacimiento;
- lugar de nacimiento;
- nacionalidad;
- estado civil;
- Número de Identificación Fiscal;
- datos del documento de identificación, cuando corresponda;
- fecha de caducidad del documento de identificación, cuando corresponda.
Datos de contacto:
- dirección;
- código postal;
- localidad;
- país;
- dirección de correo electrónico;
- teléfono o móvil.
Datos contractuales:
- condición de la parte, en concreto Arrendador, Arrendatario, Fiador u otro interviniente;
- fechas de inicio y término del contrato;
- importe de la renta;
- fianza;
- garantías;
- periodicidad de los pagos;
- historial de pagos;
- estado del contrato.
Cuando corresponda, podrán tratarse además datos relativos a:
- cónyuges o parejas de hecho;
- coarrendatarios;
- fiadores;
- representantes legales;
- otros intervinientes asociados al contrato.
4.5. Documentos y contenidos
Podrán almacenarse documentos y contenidos cargados por los usuarios, en concreto:
- contratos de arrendamiento;
- anexos;
- inventarios;
- actas de entrega y recepción;
- fotografías;
- comprobantes de pago;
- certificados;
- facturas;
- otros documentos relacionados con la gestión del arrendamiento o del inmueble.
Todos los documentos, fotografías, contratos, inventarios, comprobantes y demás contenidos cargados por los usuarios permanecen en propiedad de sus respectivos titulares o de quien ostente legítimamente los derechos aplicables.
La utilización de dichos contenidos por parte de One2Rent se limita a lo estrictamente necesario para poner a disposición las funcionalidades de la plataforma.
4.6. Datos financieros
Cuando se utilicen los módulos correspondientes, podrán tratarse:
- importe de las rentas;
- pagos efectuados;
- importes pendientes;
- fianzas;
- gastos asociados al inmueble;
- comprobantes de pago;
- otros movimientos financieros relacionados con la gestión del arrendamiento.
One2Rent no almacena datos completos de tarjetas bancarias.
En caso de que se pongan a disposición pagos a través de la plataforma, esos datos podrán ser tratados directamente por proveedores de servicios de pago debidamente habilitados.
4.7. Datos técnicos
Durante la utilización de la plataforma podrán recopilarse:
- dirección IP;
- tipo de navegador;
- sistema operativo;
- dispositivo utilizado;
- registros de acceso;
- fecha y hora de utilización;
- registros de seguridad;
- información estadística de utilización.
4.8. Datos introducidos por los usuarios
La plataforma permite a los usuarios introducir datos personales de terceros, en concreto arrendatarios, arrendadores, fiadores, representantes legales, proveedores de servicios u otros intervinientes asociados a la gestión del arrendamiento.
El usuario que introduzca esos datos declara que dispone de fundamento jurídico adecuado para su tratamiento, asumiendo la responsabilidad por su exactitud, actualización y licitud.
Corresponde igualmente al usuario facilitar a los titulares de los datos la información legalmente exigida, cuando corresponda.
En relación con esos datos, One2Rent actúa como proveedora de la infraestructura tecnológica necesaria para la gestión del arrendamiento, sin utilizar la información para fines propios incompatibles con los servicios prestados.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para:
- crear y gestionar cuentas de usuario;
- prestar los servicios de la plataforma;
- gestionar inmuebles, fracciones, habitaciones y zonas comunes;
- gestionar contratos y sus intervinientes;
- gestionar pagos y gastos;
- gestionar documentos e inventarios;
- gestionar incidencias y solicitudes de mantenimiento;
- facilitar la comunicación entre arrendadores, arrendatarios y otros intervinientes;
- enviar notificaciones relacionadas con el servicio;
- prestar apoyo técnico;
- mejorar el funcionamiento y la seguridad de la plataforma;
- prevenir fraude, uso indebido y accesos no autorizados;
- cumplir obligaciones legales;
- ejercer o defender derechos.
6. Base jurídica del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados con fundamento:
- en la ejecución de un contrato o de gestiones precontractuales;
- en el cumplimiento de obligaciones legales;
- en los intereses legítimos de One2Rent, en concreto la seguridad de la plataforma, la prevención del fraude y la mejora del servicio;
- en el consentimiento del usuario, cuando legalmente sea exigido;
- en las instrucciones del usuario responsable de los datos introducidos en la plataforma.
El consentimiento podrá retirarse en cualquier momento, sin comprometer la licitud del tratamiento efectuado hasta esa fecha.
7. Inteligencia Artificial
One2Rent podrá poner a disposición funcionalidades basadas en Inteligencia Artificial o reconocimiento automático de documentos, en particular para:
- lectura inteligente de contratos;
- extracción automática de información;
- organización documental;
- lectura de documentos y facturas;
- reconocimiento óptico de caracteres;
- apoyo a la gestión del arrendamiento.
Estas funcionalidades se destinan exclusivamente a la prestación del servicio solicitado por el usuario.
Siempre que una funcionalidad recurra a servicios externos de Inteligencia Artificial, One2Rent procurará seleccionar proveedores que adopten medidas adecuadas de seguridad, confidencialidad y protección de datos, limitando la información transmitida a lo estrictamente necesario para ejecutar la funcionalidad solicitada.
La información estructurada extraída de los documentos podrá conservarse en la base de datos de One2Rent, asociada al respectivo contrato, para permitir su consulta, validación y gestión contractual. Los documentos originales se conservan de acuerdo con el ciclo de vida documental aplicable.
Los documentos enviados no serán utilizados por One2Rent para entrenar modelos propios de Inteligencia Artificial sin consentimiento explícito u otro fundamento jurídico adecuado.
Los resultados producidos por sistemas de Inteligencia Artificial podrán contener errores u omisiones, debiendo ser confirmados por el usuario antes de utilizarse para tomar decisiones o producir efectos jurídicos, financieros o contractuales.
8. Compartición de datos y servicios de terceros
One2Rent no vende datos personales.
Los datos podrán ser tratados por proveedores tecnológicos que garanticen el funcionamiento de la plataforma, incluyendo servicios de:
- alojamiento;
- autenticación;
- almacenamiento documental;
- envío de mensajes y notificaciones;
- pagos;
- firma electrónica;
- Inteligencia Artificial;
- monitorización técnica y seguridad.
Estos proveedores solo podrán tratar los datos en la medida necesaria para la prestación de los servicios contratados y estarán sujetos a las obligaciones legales y contractuales aplicables en materia de confidencialidad y protección de datos.
La plataforma podrá integrar, en el futuro, servicios prestados por entidades terceras, en concreto sistemas de pago, firma electrónica, notificaciones, almacenamiento documental, autenticación, servicios de Inteligencia Artificial o plataformas de proveedores de servicios.
Siempre que dichas integraciones impliquen nuevos tratamientos relevantes de datos personales, se observarán los requisitos legales aplicables y la presente Política se actualizará cuando sea necesario.
Los datos podrán además ser comunicados cuando exista obligación legal, resolución judicial o solicitud legítima de una autoridad competente.
Siempre que los datos sean tratados fuera del Espacio Económico Europeo, se adoptarán los mecanismos legalmente exigidos para garantizar un nivel adecuado de protección.
9. Conservación de los datos
Los datos personales se conservarán únicamente durante el período necesario para:
- prestar los servicios solicitados;
- mantener la cuenta activa;
- cumplir obligaciones legales;
- resolver reclamaciones o litigios;
- ejercer o defender derechos;
- prevenir fraude e incidentes de seguridad.
Los datos personales se conservarán mientras sean necesarios para la prestación del servicio y para las finalidades para las que fueron recopilados. El usuario podrá solicitar el cierre de la cuenta y la eliminación de sus datos. Durante la fase de Beta controlado, estas solicitudes se analizan y ejecutan manualmente, caso por caso, pudiendo conservarse determinados datos cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
Cuando dejen de ser necesarios para las finalidades indicadas, los datos serán eliminados o anonimizados, cuando corresponda, en el marco de los procesos de gestión de datos de One2Rent, sin perjuicio de la conservación que pueda ser necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
Podrán permanecer copias temporales de los datos en sistemas de seguridad o copias de recuperación durante el período técnico necesario para su sustitución o eliminación.
10. Derechos de los titulares de los datos
Conforme a la legislación aplicable, el titular de los datos podrá ejercer, cuando corresponda, los siguientes derechos:
- derecho de acceso;
- derecho de rectificación;
- derecho de supresión;
- derecho a la limitación del tratamiento;
- derecho de oposición;
- derecho a la portabilidad de los datos;
- derecho a retirar el consentimiento;
- derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.
Para ejercer cualquiera de estos derechos en relación con los tratamientos efectuados directamente por One2Rent, podrá utilizarse el siguiente contacto:
One2Rent podrá solicitar los elementos necesarios para confirmar la identidad del solicitante.
Cuando los datos hayan sido introducidos en la plataforma por un arrendador, empresa, gestor de inmuebles u otro usuario, la solicitud deberá dirigirse, en primer lugar, a dicho usuario, en su condición de responsable de su introducción y utilización.
One2Rent prestará la colaboración adecuada para permitir la respuesta a la solicitud, en los términos legalmente aplicables.
11. Seguridad
One2Rent adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación, destrucción o tratamiento ilícito.
Entre otras medidas, podrán utilizarse:
- conexiones seguras;
- mecanismos de autenticación;
- control de accesos;
- restricciones de permisos;
- registros de seguridad;
- monitorización de errores y accesos;
- copias de seguridad;
- mecanismos de protección a nivel de la aplicación y de la base de datos.
El acceso a los datos se restringe de acuerdo con el perfil de cada usuario y con los mecanismos de autorización implementados en la plataforma.
A pesar de las medidas adoptadas, ningún sistema informático permite garantizar una seguridad absoluta.
Los usuarios deben igualmente adoptar buenas prácticas de seguridad, en particular utilizar contraseñas seguras, proteger las credenciales de acceso y comunicar cualquier sospecha de utilización no autorizada de su cuenta.
13. Modificaciones de la presente Política
One2Rent podrá actualizar la presente Política de Privacidad siempre que sea necesario para reflejar:
- cambios legales o reglamentarios;
- cambios técnicos;
- nuevas funcionalidades;
- nuevos proveedores o integraciones;
- cambios en la estructura o explotación de la plataforma.
La versión en vigor se pondrá a disposición en la plataforma, acompañada de su respectiva fecha de actualización.
Cuando los cambios sean materialmente relevantes, los usuarios podrán ser informados a través de la plataforma, por correo electrónico o por otro medio adecuado.
14. Contacto
Para cualquier cuestión relacionada con la presente Política de Privacidad, con el tratamiento de sus datos personales o con el ejercicio de los respectivos derechos, podrá contactar:
Emanuel Sousa
Portugal
Correo electrónico: geral@one2rent.pt